Events sind eine schöne Sache. Sie sind unterhaltsam, informativ und inspirierend. Damit auf Ihrer Veranstaltung Alles nach Ihren Wünschen verläuft, bedarf es im Vorfeld einer gut strukturierten Organisation.
Denn das, was den Teilnehmern während der Veranstaltung so problemlos und leicht vorkommt; der fließende Wechsel der Redeanteile, der flüssige Übergang im Programm und die wohl abgestimmte Hintergrundmusik, bedürfen einer konkreten und gut durchdachten Choreografie.
Schließlich wollen Sie, dass die Menschen, die Ihre Veranstaltung besuchen, davon profitieren und einen Mehrwert davon tragen. Nichts hinterlässt einen kläglicheren Eindruck bei einem Veranstaltungsbesucher als eine gute Idee mit katastrophaler Umsetzung.
Aus diesem Grund werde ich Ihnen im Folgenden eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten auf den Weg geben. Mit dieser werden Sie bei der Planung Ihrer zukünftigen Events auf der sicheren Seite sein, sodass keine ungewollten und unvorhersehbaren Zwischenfälle mehr passieren können und Ihre Veranstaltung zu einem Erfolg wird.
Ein wichtiger Punkt, den ich Ihnen vorab jedoch mitgeben werde, betrifft Ihr persönliches Zeitmanagement. Der Planungsbeginn für Ihre Veranstaltung verschiebt sich selbstverständlich weiter nach vorne je mehr Menschen daran teilnehmen werden. Während Sie bei 200-800 Personen mit einer Vorlaufzeit von einem halben Jahr bis zu einem Jahr noch im grünen Bereich liegen, sollten Sie bei über 800 Teilnehmern 2-3 Jahre im Voraus planen.
Daher verschaffen Sie sich vor der eigentlichen Eventplanung einen groben Überblick über die Personenanzahl.
Vor dem Event
1. Intention
Lege zuerst das Thema deiner Veranstaltung fest. Es bestimmt den gesamten Rahmen deines Events. Ein sommerliches Motto passt schlecht in den Dezember. Auch eine geschlossene Gesellschaft braucht klare Abgrenzung.
2. Termin und Örtlichkeit
Wähle einen passenden Termin und achte auf konkurrierende Veranstaltungen. Überlege auch, ob ein Wochentag oder Wochenende besser passt. Gleiches gilt für die Tageszeit. Plane möglichst wetterunabhängig und prüfe Ausweichmöglichkeiten. Informiere dich auch über Parkplätze für anreisende Gäste.
3. Der Besucher
Du solltest nicht nur die Anzahl deiner Gäste kennen. Du musst auch wissen, welches Publikum du erwartest. Denn dein Event richtet sich nach den Teilnehmern. Genau deshalb sollte das Programm zu deinen Gästen passen.
4. Das Programm
Ein gutes Programm braucht Struktur, aber keinen Minutenzwang. Zu viel Taktung erzeugt Stress. Zu viel Leerlauf sorgt für Langeweile. Plane deshalb einen sinnvollen Ablauf mit kurzen Pausen. Auch passende Musik kann die Atmosphäre deutlich verbessern.
5. Dein Budget
Bei größeren Veranstaltungen brauchst du ein klares Budget. Entweder finanzierst du alles selbst oder du prüfst frühzeitig mögliche Fördergelder. Dabei solltest du Fristen und wichtige Ansprechpartner früh im Blick haben.
6. Delegation
Kläre rechtzeitig Versicherungsschutz und steuerliche Fragen. Erstelle dir dafür eine eigene Liste mit wichtigen Kontakten. Damit du dich nicht übernimmst, solltest du Aufgaben früh an kompetente Personen delegieren.
7. Die Ankündigung
Jede Veranstaltung braucht eine passende Ankündigung. Welche Form sinnvoll ist, hängt von der Größe ab. Bei großen Events funktionieren Presse und Internet oft besser als klassische Einladungen oder Flyer.
Das Event
8. Zeitmanagement
Planen Sie am Veranstaltungstag genügend Zeit dafür ein noch einmal alle Punkte in Ruhe durchzugehen und ggf. dafür einige Sachen mit den verantwortlichen Personen noch einmal durchzusprechen.
Je länger die Planung im Vorfeld gedauert hat und wie wichtig die Veranstaltung selbst ist, desto nervöser werden Sie sein. Versuchen Sie daher Ihr eigenes Lampenfieber mit einzukalkulieren und sich auch die entsprechende Zeit zu nehmen tief durchzuatmen.
9. Dekoration
Auch wenn Sie das Meiste von der Dekoration und der Gestaltung des Veranstaltungsortes schon hinter sich gebracht haben müssen, können Sie Ihr Auge noch ein letztes Mal über das Gesamtbild und die Details schweifen lassen.
Ist alles zu Ihrer Zufriedenheit? Sitzt alles?
Dabei darf es sich aber lediglich um Kleinigkeiten handeln, die Sie kurz vor der Veranstaltung nicht mehr unnötig stressen. Jetzt wäre zum Beispiel ein guter Zeitpunkt die Tisch- oder Menükarten zurechtzurücken.
10. Alle wissen Bescheid
In den letzten Stunden vorher geht es darum Alle für die Veranstaltung wichtigen Personen auf den letzten Stand zu bringen und ihnen eine kleine motivierende Ansprache zu halten. Vergessen Sie nicht ihnen für die viele Arbeit zu danken, die sie in die Eventplanung reingesteckt haben.
Schließlich geht es darum, dass Sie alle zusammen als Team arbeiten, damit der Abend erfolgreich über die Bühne gehen wird. Es geht darum einen Abend, in den gefühlt 100 Arbeitsstunden investiert wurden, für die Gäste so aussehen zu lassen, als sei er mit Leichtigkeit geplant und organisiert worden.
Nach dem Event
11. Erinnerungsstück
Ein kleines Erinnerungsstück kann dein Event nachhaltig im Kopf deiner Gäste verankern. Das kann ein Schlüsselanhänger, ein Einkaufschip oder ein Kugelschreiber sein. Vielleicht lässt sich das sogar mit Sponsoren verbinden.
12. Aufräumen
Nach jedem Event folgt das Aufräumen. Auch bei einem Reinigungsservice solltest du Verantwortung übernehmen. Baue genutztes Mobiliar und technische Geräte direkt nach der Veranstaltung wieder ab.
13. Finanzen
Nach dem Event solltest du offene Rechnungen zeitnah begleichen. Gleiche danach dein geplantes Budget mit den tatsächlichen Ausgaben ab. Schließlich soll das Event nicht nur gelungen, sondern auch wirtschaftlich sinnvoll sein.
14. Dankeschön
Bedanke dich bei deinem Team und bei deinen Gästen. Das kann persönlich, per E Mail, per Briefing oder klassisch per Karte geschehen. Wichtig ist nur, dass deine Wertschätzung wirklich ankommt.
15. Feedback
Hol dir Feedback ein und gib auch selbst welches. Was lief gut, was lief schlecht und was lässt sich verbessern? Genau daraus ziehst du wertvolle Erkenntnisse für kommende Veranstaltungen. Denn nach dem Event ist vor dem Event.
Checkliste
Vor dem Event
Thema und Ziel festlegen
Datum bestimmen
Ort wählen
Besucherzahl einschätzen
Zielgruppe definieren
Budget planen
Sponsoren oder Fördergelder prüfen
Aufgaben delegieren
Versicherung oder Steuerberater klären
Event ankündigen
Programm passend zur Zielgruppe erstellen
Während des Events
Alles final prüfen
Kurz durchatmen
Letztes Teamgespräch führen
Team motivieren
Nach dem Event
Erinnerungsstück mitgeben
Aufräumen organisieren
Rechnungen bezahlen
Budget prüfen
Danke sagen
Feedback holen und geben
Erfahrungen dokumentieren
Wenn Sie für Ihre Veranstaltung noch nach einem Keynote Speaker suchen, werfen Sie doch mal einen Blick auf meine Keynote Speaker Seite.
Noch mehr Tipps zum Thema Veranstaltung planen, finden Sie hinter dem Link
Viel Erfolg
Felix Thönnessen
