Veranstaltung planen? – Meine 19 kritischen Fragen, die helfen!

Felix Thönnessen

Event planen

Veranstaltung planen? – Meine 19 kritischen Fragen, die helfen!

Kennen Sie das? Egal ob Firmenfeier oder das nächste große Format:
Sie müssen hunderte Sachen klären:

  • Location
  • Essen/Trinken
  • Genehmigungen
  • Ticket-Verkauf
  • Sicherheit der Veranstaltung, etc.

Das kann ganz wirklich stressig sein. Wenn Sie eine Veranstaltung planen, müssen Sie allerdings eine Sache schon am Anfang wissen:

Wie wird Ihr Event zum wahren Erfolg (sowohl für Ihre Besucher als auch für Sie als Veranstalter)?

Damit Ihre Veranstaltung nicht im Desaster endet, sollten Sie sich diese 19 kritischen Fragen stellen, während Sie Ihre Veranstaltung planen:


Veranstaltung planen

1. Machen Sie die gleichen Fehler wie der Wettbewerb?

Es gibt einen simplen Trick, mit dem Sie die schlimmsten Fehler beim Planen Ihrer Veranstaltung vermeiden können. Das mag jetzt paradox klingen, aber es funktioniert: Besuchen Sie Events, die ein ähnliches Format zu Ihrem haben. Ich mache immer wieder die Erfahrung, dass Veranstalter und Event-Agenturen Fehler begehen, die andere schon hundertmal vor ihnen gemacht haben. Also: Suchen Sie sich ähnliche Veranstaltungskonzepte, schauen Sie sich die Vermarktung vorher genau an und lernen Sie so von anderen erfolgreichen Formaten.

Event konzipieren

2. Können Sie bieten, wofür Ihr Besucher ein Ticket kauft?

Sie sollen von den Besten lernen, aber Sie sollen auch eigene Mehrwerte liefern, die Ihnen helfen sich von der Konkurrenz abzuheben und mit Ihrem Konzept erfolgreich zu sein. Welche Mehrwerte sind für Ihre Zielgruppe relevant und wie können Sie diese Mehrwerte bereits in der Kommunikation des Events herausstellen? Vielleicht finden Sie hier auch Punkte, die es so noch nicht gibt. Jeder Teilnehmer bekommt etwa exklusiven Zugang zu bestimmten Informationen oder Ihre Gäste erhalten ein besonderes Goodie Bag am Ende. Seien Sie kreativ und finden Sie Mehrwerte, die für Ihre Zielgruppe ein Grund sind Ihre Veranstaltung zu besuchen. Das lässt sich übrigens auch wunderbar auf die Programmgestaltung übertragen, wenn Sie ein Event organisieren.


Event organisieren

3. Können Sie mich von Ihrer Veranstaltung überzeugen?

Oft sehe ich Einladungen von Veranstaltungen mit einer schier endlosen Auflistungen von Punkten, die mich überzeugen sollen. Dabei handelt es sich jedoch oft nur um reine Merkmale des Events – ein Vorteil wird mir hier nicht gleich ersichtlich. Stellen Sie die Vorteile Ihrer Veranstaltung in den Vordergrund. „Bei unserer Veranstaltung lernen Sie wie Sie Ihren Umsatz innerhalb kurzer Zeit verdoppeln.“ Klingt doch anders als „Herr Müller spricht zum Thema Umsatz und Gewinnmaximierung.“. Als Besucher will ich wissen was ich bekomme und muss hungrig auf Ihr Programm werden.

Inhouse Schulung

4. Haben Sie passende Redner/Akteure für die Veranstaltung geplant?

Ihre Besucher wollen Mehrwert. Diesen Mehrwert können Sie allerdings nur durch Redner und pfiffigen Programmpunkte liefern. Das muss nicht gleich Angela Merkel sein, aber überlegen Sie genau, ob die Vermarktung der Veranstaltung mit einem bekannten Keynote Speaker vielleicht viel einfacher ist. Das schlichte Auflisten von Titeln bringt auch hier wenig. Fragen Sie sich:

  • Welche Redner passen zu meiner Zielgruppe?
  • Welche Art von Vorträgen passt meinem Konzept?

Oft besuche ich Veranstaltungen selber, nur weil genau ein Redner vor Ort ist, von dem ich mir einen entsprechenden Impuls erhoffe. Achten Sie bei der Planung der Veranstaltung darauf.

Übrigens: Falls Sie noch einen Keynote Speaker benötigen, können Sie jetzt mit mir in Kontakt treten.


Eventmanagement

5. Angeln Sie dort, wo die Fische schwimmen?

Ich liebe den Satz: „Wir haben über unseren Newsletter bereits 300 potenzielle Besucher angeschrieben.“ Natürlich ist das eine Möglichkeit eine Veranstaltung zu planen. Bitte verstehen Sie mich nicht falsch – Ich halte einen Newsletter durchaus für sinnvoll, aber wenn Sie Ihren Veranstaltungssaal voll bekommen wollen, sollten Sie schon ein wenig mehr auffahren.

Mittlerweile stehen gerade in der Vermarktung Ihrer Veranstaltung dutzende Möglichkeiten zur Verfügung, um günstig den Saal zu füllen (ein genialer Tipp folgt in Frage 14).
Pressearbeit, Flyer, Online Marketing, Facebook und Social Media – die Möglichkeiten sind nahezu unendlich. Natürlich muss der jeweilige Kanal auch zu Ihrer Zielgruppe passen, aber auch bei Ihnen sollte es mehr als die eigene Website und den Newsletter geben, oder?
Falls Sie spät dran sind mit der Vermarktung, hat Eventbrite einen hilfreichen Artikel für Sie.


Event organisieren

6. Profitiert Ihre Veranstaltung von der Location?

Wenn ich an meine ersten eigenen Auftritte vor vielen Jahren zurückdenke, fallen mir einige nette Kellerräume ein in denen ich Vorträge zum Thema Innovation gehalten habe – sehr passend. Sie sollten Ihr Event besser planen.

Nein, mal ehrlich: Gute Locations und Veranstaltungsräumlichkeiten kosten Geld und sind oft ausgebucht. Darum ist es umso wichtiger die Veranstaltung rechtzeitig zu planen. Eine tolle Räumlichkeit kann ein Grund sein, die Veranstaltung zu besuchen. Warum? Der Blick auf einen See oder ein Barbecue auf der Dachterrasse sind sehr gute Gründe eine Veranstaltung zu besuchen – konzipieren Sie also die Veranstaltung richtig.


Event planen

7. Vermeiden Sie den Nr. 1 Fehler bei der Terminplanung?

„Der BVB spielt leider heute Abend im Champions League Halbfinale – wer hätte das ahnen sollen?“ Die richtige Antwort lautet wohl: Sie! Natürlich finden jeden Tag hunderte Veranstaltungen statt, aber gerade die, die für Ihre Zielgruppe relevant sind, sollten Sie im Blick haben. Aber es kann sinnvoll sein, sich mit anderen Veranstaltern in der Region abzusprechen, um das Problem zu vermeiden, dass Ihr Publikum nicht weiß, wohin es gehen soll. Das ist einer der wichtigsten Punkte im Eventmarketing.

Lokale „Konkurrenz-Termine“ können Sie in den Veranstaltungskalendern der jeweiligen Stadt herausfinden. Hier finden Sie z.B. den Veranstaltungskalender der Stadt Düsseldorf.


Veranstaltungsplan

8. Solls Häppchen geben?

In Gesprächen mit Veranstaltern höre ich immer eine spezielle Frage: „Meinen Sie, wir sollten den Gästen bei einer 6 Stunden Veranstaltung auch Häppchen bieten?“ Dann antworte ich gerne: „Wenn Sie nicht wollen das Ihre Gäste verhungern, dann auf jeden Fall.“ Die Auswahl des Buffets hängt ganz eng mit der Länge Ihrer Veranstaltung zusammen.

Warum ist dieser Punkt aber bereits bei der Veranstaltungsvermarktung wichtig?
Das hat einen einfachen Grund: Finden Sie Gründe in der Verpflegung, warum jemand Ihre Veranstaltung besuchen sollte. So könnten Sie etwa spezielle regionale Spezialitäten, Produkte von Food Startups oder auch die schärfste Currywurst der Welt anbieten, um Besucher zu Ihrer Veranstaltung zu locken.


Eventplanung

9. Beachten Sie das Wichtigste beim Rahmenprogramm?

Sie können natürlich 20 Keynote Speaker jeweils im 10-Minuten-Takt auf die Bühne bitten. Oder Sie machen sich zuvor Gedanken, welche Bausteine Ihr Rahmenprogramm braucht, um erfolgreich Teilnehmer zu gewinnen:

  • Wann machen musikalische Einlagen Sinn?
  • Wer sollte die Eröffnung machen?
  • Brauchen Sie eine Moderation?
  • Ist eine Auflockerung innerhalb der Veranstaltung sinnvoll

Fragen Sie sich doch einfach, welche Art von Veranstaltung oder Event Sie selbst anlocken würde und planen Sie die Veranstaltung so. Oft trete ich nach 3 Ehrenredner auf und meine Aufgabe besteht zunächst darin das Publikum zu wecken. Das soll beileibe nicht provokant klingen, aber manchmal braucht es dann doch nur ein Grußwort als gleich drei davon, achten Sie bei der Eventplanung darauf.

Übrigens: Falls Sie noch einen Redner benötigen, können Sie jetzt mit mir in Kontakt treten.


Veranstaltungsmanagement

10. Besteht der Name Ihrer Veranstaltung den 2 Sekunden Test?

„Willkommen beim 14. Augsburger Gründerforum.“ Würde Sie dieser Titel hinterm Ofen weglocken? Eventuell nicht. Ein gutes Produkt braucht zuallererst einen guten Namen. Der Name ist oft das Erste, das ihr Publikum von ihnen hört. Der Name sollte das Konzept Ihrer Veranstaltung erfüllen. Außerdem sollten der Name einige Regeln einhalten, wie z.B.:

  • Unverwechselbarkeit
  • Aussprechbarkeit
  • Wiedererkennung

Der Name sollte in maximal 2 Sekunden ausgesprochen und in maximal 2 Sekunden verstanden werden können.


Eventmarketing

11. Funktioniert Ihr Notfallplan?

Wenn Sie bereits eine Veranstaltung durchgeführt haben, kennen Sie das:

Es geht immer etwas schief. Sie können noch so gut planen, denn der Erfolg oder das Erfüllen von Abmachungen hängt nicht nur von Ihnen ab. Deshalb empfehle ich Ihnen immer einen Plan B zu haben.

  • Was tun Sie, wenn ein Keynote Speaker kurzfristig absagt?
  • Wie gehen Sie vor, wenn die Zufahrtsstraße vorher gesperrt wird?
  • Was passiert, wenn die Technik im Saal nicht richtig funktioniert?

Natürlich können Sie nicht jede Eventualität absichern, aber zumindest mit Teil sollten Sie sich bei der Planung des Events auseinandersetzen.


Event Planung

12. Haben Sie ein gutes Auge fürs Design, während Sie die Veranstaltung planen?

Ich liebe schöne Dinge, leider mag ich unschöne umso weniger. Ich werde als Keynote Speaker oft für Veranstaltungen gebucht. Im Vorfeld bekomme ich dann oft einen Flyer zugeschickt, den ich die mit meinem Marketing-Auge bewerten soll.

Vorab: Ich bin mir bewusst, dass nicht jedes Unternehmen eine riesige Grafikabteilung unterhalten kann, aber ein bisschen Professionalität schadet niemandem. Wenn Sie mich als Gast gewinnen wollen, dann müssen Sie mich (ähnlich wie auf einer Website) mit Bild und Text überzeugen. Es gibt einen Grund dafür, dass manche Menschen dieses Gebiet studieren und einen Job als Texter oder Grafiker ausüben.

Übrigens: Falls Sie noch einen Redner benötigen, können Sie jetzt mit mir in Kontakt treten.


Messeplanung

13. Haben Sie die Ticket-Verkaufsmaschine eingerichtet?

Eins der wichtigsten Punkte im Marketing ist die Zielgruppenanalyse. Bei einer guten Eventplanung ist das nicht anders. Nur wenn Sie genau wissen wer kommen soll, können Sie Ihre Werbung darauf ausrichten. Dabei reicht es nicht mit generalistischen Begriffen wie „Unternehmer“, „Männer“ oder „Gründer“ um sich zu werfen. Werden Sie konkret. Versuchen Sie etwas über die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe zu erfahren und planen Sie Ihr Event so, dass genau diese Bedürfnisse gedeckt bzw. behandelt werden. So treffen Sie den brennenden Punkt bei Ihrem Publikum und sorgen dafür, dass sich Ihre Zielgruppe auch für Ihre Veranstaltung interessiert. Die richtige Positionierung Ihres Events für die richtige Zielgruppe macht die Ticket-Verkaufsmaschine perfekt!


Event planen

14. Vermarkten Sie Ihre Veranstaltung alleine? (Hoffentlich nicht)

Warum sollten Sie Ihr Event alleine vermarkten? Dafür besteht kein Grund. Es gibt eine Menge anderer Institutionen, Unternehmen oder Sponsoren, die froh sind, wenn Sie sich an Ihre Veranstaltung dranhängen können. Eventuell fehlt ihnen die Zeit oder das Budget für eine eigene Veranstaltung. Ihr Vorteil bei der Sache? Sie nutzen das Netzwerk der Partner und bitten Sie diese explizit Ihre Kontakte ebenfalls einzuladen. So vergrößern Sie ganz nebenbei Ihr Netzwerk und positionieren sich darüber hinaus noch als Mutter aller Partner – Event planen leicht gemacht.


Eventmarketing

15. Bleibt Ihre Werbung im Kopf hängen?

Googlen Sie mal nach dem Begriff „Guerilla Marketing“. Sie bekommen ein Gefühl, wie ausgefallen Werbung sein kann. Es geht also nicht nur um die Auswahl der richtigen Kommunikationskanäle, sondern eben auch darum diese kreativ zu spielen.

Zwei simple Ideen:

  • Schicken Sie zwei als Piraten verkleidete Mitarbeiter in die Innenstadt um Flyer für den Marketingkongress zu verteilen, oder
  • lassen Sie den Platz vor Ihrem Hauptgebäude mit Straßenkreide bemalen, um auf den Kreativworkshop aufmerksam zu machen.

Der Vielfalt sind keine Grenzen gesetzt.


Tipps Veranstaltung

16. Wollen Sie wirklich Verknappung als Verkaufstreiber nutzen?

Sie sollten zwei wichtige Dinge im Kopf haben

  1. Die Kapazität Ihrer Räumlichkeit
  2. Die angepeilte Besucherzahl

Diese Werte sind Grundlage für Ihr Ticketkontingent. Dabei spielt es zunächst keine Rolle, ob die Veranstaltung kostenfrei der kostenpflichtig ist. Nach der Event Planung sollten Sie überlegen, ob Sie bewusst diese Kapazitätsgrenzen nutzen, um die Begehrlichkeiten bei Ihrem Publikum zu wecken. „Nur 300 Tickets verfügbar“, kann ein Verkaufsargument sein. Weiterhin können Sie sogar den Zugang zu den Tickets zeitlich limitieren. Wie wäre es etwa, wenn Ihre Gäste nur freitags Karten erwerben könnten?


Veranstaltung

17. Wecken Sie die Vorfreude auf Ihre Veranstaltung?

Sind Sie ein neugieriger Mensch? Bestimmt. Wer ist das eigentlich nicht? Nutzen Sie diese menschliche Eigenschaft auch in der Vermarktung Ihrer Veranstaltung! Wie? Nun, indem Sie etwa von einem „Überraschungsgast“ sprechen oder eine „kleine Sensation“ ankündigen. Berücksichtigen Sie das bei der Planung Ihres Events. Geben Sie „mysteriöse Einblicke“ – das steigert die Vorfreude und kann ein weiteres Verkaufsargument sein.


Organisation Event

18. Findet auch der letzte Besucher den Weg zur Location?

Nicht jede Location liegt auf einem hohen Berg und kann bereits von 100km Entfernung gesichtet werden. Eine Wegbeschreibung oder die richtige Adresse für das Navigationssystem können schon hilfreich sein.

Aber damit ist es noch nicht getan: Vor Ort sollten Parkplätze ausgeschildert und der Eingang zu Ihrer Veranstaltung leicht zu finden sein. Glauben Sie mir, das ist nicht immer der Fall. Vielleicht nutzen Sie gleich die Zufahrt zu Ihrer Location, um auf besondere Punkte aufmerksam zu machen. Achten Sie bei der Planung der Veranstaltung darauf.


Führungskräfte Training

19. Der Tag der Veranstaltung: Nutzen Sie die stärkste Marketing Plattform?

Wenn Sie mehr als eine Veranstaltung pro Jahr machen, dienen Ihre eigenen Veranstaltungen bereits als Vermarktungsplattform der zukünftigen – so fällt das Planen des Events im Nachgang leichter. Das wird leider viel zu selten genutzt. Damit meine ich nicht ein Rollup im Ausgangsbereich. Bieten Sie bereits auf der laufenden Veranstaltung eine Registrierung für die nächste Veranstaltung an. Oder kündigen Sie die neue Veranstaltung gleich auf der Bühne an – Dann aber bitte mit einem ganz besonderen Angebot, wie etwa einem Rabatt oder Ähnlichem.


Ihre Veranstaltung ist geplant – jetzt fehlt noch ein Keynote Speaker?

Hallo! Mein Name ist Felix Thönnessen und ich bin Keynote Speaker. Viele Veranstalter buchen mich, um mit meinen Keynotes ihre Veranstaltungen kurzweilig und humorvoll zu gestalten.

Ihr Event geht in die Richtung Startup, Digitalisierung, oder Marketing? Dann kann ich der richtige Keynote Speaker für Ihr Event sein.

Kontaktieren Sie jetzt über das untenstehende Formular. Suchen Sie sich aus, wie wir in Kontakt treten sollen (per Rückruf-Formular, per E-Mail oder per Anruf)

Liebe Grüße,
Ihr Felix Thönnessen

Treten Sie jetzt mit mir in Kontakt!
Wie Sie eine Veranstaltung planen,

Lassen Sie uns Ihre Veranstaltung zum Erfolg machen:

Wie wollen Sie mich kontaktieren?

Keynote Speaker buchen

Füllen Sie das Rückruf-Formular aus

Ich rufe Sie innerhalb von 24h zurück.
Ihre Anfrage ist unverbindlich und vollkommen kostenlos.

Rückruf für "Veranstaltung planen"

Ihr Name

Ihre Telefonnummer

Rückruf vereinbaren für Planung Veranstaltungunverbindlich & kostenlos

Schicken Sie mir eine E-Mail

Ich antworte Ihnen innerhalb von 24h auf Ihre Nachricht.
Ihre Anfrage ist unverbindlich und vollkommen kostenlos.

Ihr Name

Ihre E-Mail Adresse

Ihre Nachricht an mich

unverbindlich & kostenlos

Greifen Sie zum Telefon

Meine Rufnummer ist 24h / 7 Tage lang besetzt.
Für den Fall, dass ich nicht persönlich abnehmen kann, wird Ihr Anruf meine herzliche Assistentin entgegen nehmen.
Ihr Anruf ist unverbindlich und vollkommen kostenlos.

Felix Thönnessen
Adlerstraße 32
40211 Düsseldorf

Telefon 0211-93076531
E-Mail anfrage@felixthoennessen.de