Meilensteine in deinem Projekt

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Meilensteine in deinem Projekt

Meilensteine in deinem Projekt 1800 1125 Felix Thönnessen

Ein Meilenstein.l in Meilenstein-Plan solltest du unbedingt haben um deine Projekte zu revolutionieren. 

Ich werde dir zeigen, warum du unbedingt Pläne mit Meilensteinen einsetzen solltest und wie du deine Projekte damit tausendmal besser strukturieren kannst.

Wir beschäftigen uns erst mal damit: Was ist überhaupt ein Meilenstein? Dann gucken wir uns ganz genau an: Wie musst du das aufbauen? Dann: Warum solltest du das überhaupt nutzen? Und dann kommen wir zu den Tipps, wie du das machen kannst, welche Sachen du dafür verwenden kannst, welche Tools relevant sind. Dazu gebe ich dir ein paar Beispiele.

Meilensteine. Was ist das überhaupt?

Wenn ich das mal übersetze, ist das sozusagen ein Merkstein. Eine Meile ist wie ein Kilometer eine Maßeinheit. Und wenn du weißt, ich habe einen Meilenstein, dann weißt du dass eine Meile also 1,60934 Kilometer) vorbei sind. Dieser Stein markiert (gibt es wirklich) markiert also immer, wann eine Meile vorbei ist. 

Und deswegen finde ich, ist auch der Ausdruck so cool, dass es ein Markstein ist, der etwas markiert. Also eine feste Marke.

Das lässt sich so wunderschön auf alles, was mit Projekten übertragen. Dass du eben weißt: Ey, ich habe hier eine Marke, hier  eine Marke und hier auch. Je nachdem, wie dein Projekt aussieht.

Es ist also symbolisch ein Stein, der diese Meile kennzeichnet. Im übertragendem Sinne ist es also der Punkt, wo eine bestimmte Aktivität abgeschlossen ist.

Auch das kannst du dir relativ simpel vorstellen: „Ey, du hast diese Marksteine und der eine ist da, der eine ist da, der eine ist da“. Das heißt, wenn du dahin gekommen bist hast du eine bestimmte Herausforderung gemeistert.

Denken in Etappen

Ich kenne das noch vom Joggen. Ich und Joggen.. da besteht so eine kleine Hassliebe. Deswegen habe ich mir gedacht: „Oh, Gott sei Dank, zwei Kilometer geschafft, oh, drei Kilometer geschafft“.

Warum? Weil wir denken quasi in Etappen. Und genau so ist es auch, wenn du eine gute Projektplanung machen willst, eine gute Meilensteinplanung machen willst. Sie ist dafür da, dass du eben entsprechend in Etappen denkst und dir das ganze Projekt in Etappen einteilst.

Also das erst mal. Was ist das überhaupt das ganze Ding? Wenn du dir den Aufbau selber vorstellst, dann kannst du das wie folgt machen: Du hast also einen Startpunkt wie bei einem Rennen. Du hast einen Startpunkt, sagen wir mal so herum. Du hast einen Startpunkt und du hast einen Endpunkt. Und du definierst selber, wie viele Etappen liegen dazwischen. So ähnlich wie du das bei der Tour de France hast. Da gibt es, glaube ich, 17, 18 Etappen und jede Etappe ist ein Abschnitt zwischen Start und Ziel.

Wichtig: Etappen müssen nicht immer gleich lang sein. Das ist ein klassischer Fehler, den viele Leute machen, wo die dann sagen: „Ja okay, also die erste fünf Tage, die zweite fünf Tage, die dritte fünf Tage“. Damit schmeißt du meistens dein Projekt mehr durcheinander als dass es das irgendwie was bringt.

Wer ist verantwortlich?

Wichtig: Wenn du damit starten willst, musst du definieren, wer ist verantwortlich für die ganze Strecke. Und wer ist verantwortlich für die jeweilige Zwischensteps?

Wie sehen die Ressourcen der ganzen Strecke und die Ressourcen des Einzelnen aus?

Jetzt denkst du wahrscheinlich: Oh, was ist das alles viel Arbeit. Nein, ist überhaupt nicht voll viel Arbeit, aber es ist super hilfreich. Weil wenn du nämlich weißt: Okay, wie viel Zeit wird hier aufgewendet, wie viel Geld wird hier aufgewendet, wie viel Zeit wird hier aufgewendet. Dann hast du einen super Struktur.

Meilensteine als Anhaltspunkt

Jetzt stellst du dir vielleicht die Frage: „Ja, komm, ey. Der Typ hat mir jetzt hier was erzählt, was-. Warum soll ich das überhaupt machen? Was habe ich denn davon von den ganzen Meilenstein-Projektplanung und so weiter?“

Also: In erster Linie geht es darum, dass du vermeiden solltest, in eine falsche Richtung zu laufen. Das kannst du dir wieder mit diesen Marksteinen vorstellen.

Ich kann mich daran noch erinnern, das hatten wir, ich glaube in der zwölften Klasse habe ich an so einem Crossfeldlauf teilgenommen. So. Und dann war das immer so, dass so an bestimmten Stellen Leute standen, die haben dir gezeigt, wohin du hinlaufen musst. Und das Interessante war, dass an einer Stelle diese Person fehlte. Dann bin ich halt falsch abgebogen. Nur deswegen, NUR deswegen habe ich nicht gewonnen. 

Also. Ganz wichtiger Punkt. Damit du nicht in die falsche Richtung läufst, solltest du dir diese Marksteine definieren. Im schlimmsten Fall musst du zu einem Markstein zurück. Viele müssen dann zurück zum Start. Genau das vermeidest du mit deinen Meilensteinen.Dein kostenloser Business Check

Deswegen ist es auch so sinnvoll, an diesen Marksteinen vielleicht auch schon eigene Abnahmen durchzuführen und zu sagen: Okay, bis hierhin schon mal richtig.

Das ist so wie das Zwischenspeichern bei Super Mario. Da wusstest du, wenn du bis zu einer bestimmten Stelle gekommen bist, dann konntest du an so eine Latte springen. Und wenn du da dran gesprungen bist, dann wurde da gespeichert. Wenn du dann dann kaputt gegangen bist, durftest du an dieser Stelle wieder loslegen.

Meilensteine für mehr Struktur

Der zweite Grund, warum du das machen sollst ist, dass du eine Organisation in dein Projekt kriegst. Also dein Projekt bekommt eine klare Struktur. Du weißt, es besteht aus diesen bestimmten Teilen.

Du weißt, in welche Richtung du laufen musst. Und, was ich auch toll finde (das ist eher ein psychologischer Faktor oder ein Mindset-Faktor) ist: Du weißt, dass du dich auf dem Weg zum Ziel befindest.

Also du weißt: Ich verfolge ein konkretes Ziel und jeder dieser Zwischenschritte ist wie so ein Zwischenlevel, wie eine Etappe. Die einzelnen Etappen stellen die Meilensteine dar. Das motiviert einen enorm. Wenn man dann sieht: Hey, das habe ich jetzt schon geschafft. Und jetzt habe ich DAS geschafft und jetzt habe ich DAS geschafft.

Als wir hier unseren Inkubator aufgebaut haben, war das genau das Gleiche für mich. Also: Den Mietvertrag zu unterschreiben, die ersten Möbel hier rein zusetzen und und und und und.

Finde ich super hilfreich.

Tipps für deinen Meilenstein-Plan

Jetzt kriegst du von mir nochmal Tipps, bzw. Dinge, die du in deiner Projektplanung, in deiner Meilenstein-Planung berücksichtigen solltest.

1. Du setzt die Steine

Das Erste ist: Setz die Meilensteine selbst. Definiere selber bis wann, wie, wo, willst du Dinge erledigt haben. Achte auf die Abstände, die dazwischen liegen.

Also wir machen das mal mit einem Beispiel, einer Webseite. Wenn du sagst, dass du eine neue Website haben möchtest.  Aktuell hast du noch garnicht. Dann sollte dein Ziel nicht sein eine Website zu haben. Du musst dir die Frage stellen, welche Schritte dazwischen liegen: Den Hoster zu finden, mit dem Hoster einen Vertrag abzuschließen. Vielleicht WordPress aufzuspielen, die erste Seite, das Design.

Sammle alle Projektschritte und dann bringe die Projektschritte bzw. diese Meileinsteine in die richtige Reihenfolge. Überlege dann, wie lange jeder einzelne Projektschritt dauert. Das klingt immer so theoretisch, aber das ist eigentlich relativ schnell gemacht, wenn man es richtig macht.

2. Nicht zu groß und nicht zu klein

Welche Meilensteine machen auch Sinn? Also du kannst zu kleinteilig, aber auch zu grobkörnig werden.

Also wenn du jetzt hingehst und und sagst: „Ja, ich suche mir einen Hoster und schließe mit dem Hoster einen Vertrag.“, kann das eine Etappe sein. Du kannst aber natürlich auch hingehen: Recherche des Hosters, Top 3 Hoster anschreiben, Hostingvertrag zusenden lassen, Hostingvertrag abschließen, Hostingvertrag ablegen.

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Da muss man halt nachher überlegen, wie kleinteilig muss das wirklich sein und hat jeder dieser kleinen Schritte für mich einen Mehrwert oder hat er das eben nicht?

Darauf zu achten, dass Marksteine, Meilensteine nicht zu weit weg sind, aber auch eben nicht zu nah sind. Du musst schauen, dass es immer noch Etappen sind, damit es auch halt wirklich Sinn macht, diese einzelnen Schritte zu verfolgen.

3. Stein für Stein

Nächster Punkt, auch super hilfreich: Was passiert an einem Meilenstein? Also wenn du jetzt den Meilenstein „Hosting“ erledigt hast, was passiert danach?

Gehst du fließend über in die nächsten Meilensteine oder müssen so Dinge passieren wie, dass du dann nochmal eine Abnahme machst, dass du nochmal evaluierst, ob das geklappt hat.

Dass du für dich selber nochmal schaust: Okay was hätte ich jetzt in diesem Prozess, in dieser Prozessstufe besser oder anders machen müssen? Und so weiter.

Dafür muss natürlich das Ziel klar und definiert sein. Und daran scheitert es bei Vielen. Die haben kein klar definiertes Ziel. Und du kannst auch eigentlich deine komplette Selbständigkeit oder dein Unternehmertum oder auch dein Angestelltenverhältnis als einen Projektplan, Meilensteinplan definieren.

Ein Beispiel: Ich möchte irgendwann Junior Berater werden, dann Senior Berater, dann Partner, Executive Partner, irgendwann werde ich die Bude übernehmen. Was auch immer. Dafür musst du aber definieren können, wie dein eigener Plan aussieht und welche Ziele du letztendlich auch wirklich definieren willst.

4. Ein Bild sagt mehr als 100 Worte

Ich finde, grafische Darstellungen helfen hier extrem. Also wirklich hinzugehen und zu sagen, ich stelle das Ganze grafisch dar und definiere für mich: Okay, Gesamtprojektschritte sind in Farbe grün, Unterprojektschritte sind vielleicht in Farbe rot, der Verantwortliche ist in Farbe gelb. Was auch immer, kann man super einfach darstellen.

Was ich auch hilfreich finde, ist, du kannst es auch natürlich für deine Dienstleister benutzen. Also wenn ich jetzt hingehe und sage: Mein Kameramann und ich wird drehen ein Video. Aus welchen Schritten besteht das? Themenrecherche, Themenvorbereitung, eigentliche Produktion, Postproduction, Veröffentlichung. Das könnten jetzt fünf logische Projektschritte sein.

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5. Die richtigen Tools

Letzter Teil: Wenn du dir Meilensteine setzen möchtest, was ich dir total ans Herz lege, gerade für größere Projekte, dann schau dir verschiedene Tools an, mit denen du das machen kannst. Wir haben ja auch einige davon auch bei uns in Tooltime-Videos schon vorgestellt.

Also wenn du dir zum Beispiel mal Trello anschaust, dann kannst du genau diesen Aufbau in Trello übertragen. Du kannst es ebenso mit Asana machen. Du kannst es mit Monday machen. Du kannst es mit MS Project machen.

Es gibt viele Programme, mit denen man das explizit aufbauen kann und für sich eine gute Meilensteinplanung machen kann, wenn man denn weiß, wo man am Ende des Tages sozusagen hin will.

Also: Meilensteinplanung, Projektplanung. Super hilfreich. Gerade wenn du größere Sachen hast, hilft dir das extrem, einen Überblick zu bekommen über das, was passiert, welche Schritte notwendig sind. Zudem fängt es damit an, dass sich alles in deinem Kopf sortiert und du hast dann deinen eigenen Schlachtplan, wie du ein Projekt angehst.

Also super, super hilfreich. Wenn du Unternehmerin oder Unternehmer bist und sagst: Ich will meine Projekte besser strukturieren, ich will meine Systeme besser aufsetzen, ich will Automatisierungen nutzen und will vielleicht auch mal den Schritt machen vom Selbständigen zum Unternehmer, zur Unternehmerin, dann wirf einen Blick auf unsere Mentoring-Seite.

Da haben wir viele geile Angebote, wo wir genau diese Schritte mit spannenden Selbständigen und Unternehmer:innen gehen.

In dem Sinne freue ich mich, wenn wir auch dich da ein Stück weit unterstützen dürfen. Ich hoffe, die Tipps haben dir geholfen. Danke, dass du bis hier gelesen hast.

Bleib motiviert
Dein Felix