Buchhaltung

Die digitale Buchhaltung

Felix Thönnessen 0 Comments

Die häufig ungeliebte Buchhaltung digital zu erledigen, ist das die Lösung aller Buchhaltungsprobleme in deinem Unternehmen oder schafft sie neue Probleme für dich? Viele Unternehmen fragen sich das und wir erklären dir heute die häufigsten Fragen und Unsicherheiten.  Hast du deine Buchhaltung im Griff, so hast du auch dein Unternehmen im Griff. Es ist seit Langem bekannt, dass fünfzig Prozent des Unternehmenserfolgs vom Rechnungswesen abhängen. Das ist ein hoher Prozentsatz. Insolvenzverwalter weisen darauf hin, dass achtzig Prozent der Firmeninsolvenzen auf ein fehlendes oder mangelhaftes Controlling und fünfundsechzig Prozent auf ein rudimentäres Debitorenmanagement zurückzuführen sind. Die Basis für beides ist die Buchhaltung.  Also lohnt es sich doch,  sich mit ihr etwas näher zu beschäftigen.

Die Buchhaltung im Wandel der Zeit

Die Iron Mountain-Studie bestätigt: das papierlose Büro ist noch nicht realisiert! Die Studie schließt auch aus, dass es je zu 100% umsetzbar sein wird. Diese Studie beinhaltet die Aussage, dass es bislang nur ein Prozent der europäischen Unternehmen geschafft hat, eine papierlose Arbeitsumgebung zu schaffen. Der überwiegende Teil der Unternehmen archiviert Papierdokumente, wie Rechnungen, Aufträge oder Verträge, nach wie vor auf die klassische althergebrachte Art und Weise in einem Ordner. Sie scheuen aus Angst und Unsicherheit heraus den Umstieg auf eine digitale Buchhaltung. Wie sich die digitale Buchhaltung umsetzen lässt, wissen sie nicht und haben deshalb Angst Fehler zu machen und so zusätzlich hohe Kosten zu produzieren. Kommt dir das bekannt vor?

Dazu kommt die Angst vieler Buchhalter in Steuerbüros oder im Unternehmen selbst, ihren Job zu verlieren. Sie weigern sich schlichtweg, auf eine digitale Lösung umzusteigen. Doch die Angst ist unbegründet. Das Wissen von Buchhaltern wird weiterhin gebraucht, lediglich das Berufsbild des Buchhalters ändert sich. Kommunikation ist hier das Zauberwort. Ein kleiner Tipp am Rande: Beginne doch einfach damit, das Verhaltensmuster deiner Mitarbeiter und/oder dein Eigenes dahingehend zu verändern, dass alles, was digital in dein Unternehmen kommt, auch digital weiterverarbeitet wird.

Laut einer Forsa Umfrage im Auftrag von sevDesk unter Selbstständigen und Freelancern erledigen 36% die Buchhaltung immer noch selbst oder lassen sie durch ein Familienmitglied oder einen angestellten Buchhalter erledigen. 58% der Befragten geben die Buchhaltung an einen externen Buchhalter oder einen Steuerberater.

Nur 4% der Befragten verwenden eine Cloudlösung.  41% der Befragten sagen aus, dass die eigene Buchhaltung viel zu kompliziert ist. Die Buchhaltung mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel erledigen immerhin noch 40% der Befragten. 56% der Selbstständigen, die ihre Buchhaltung selbst erledigen, nutzen immer noch eine Buchhaltungssoftware für stationäre PC´s.

Du rollst jetzt sicher mit den Augen. Für dich ist die Buchhaltung ein notwendiges Übel, welches dir nicht nur jeden Monat wieder Bauchschmerzen und Stress bereitet, sondern auch Zeit und Geld kostet. Die FORSA-Studie bestätigt dein Gefühl:

  • 57% der Befragten bestätigen, dass die Buchhaltung zu viel Zeit in Anspruch nimmt.
  • 53% der Befragten finden, dass die Belegsuche und das Verbuchen lästig ist.
  • 15% der Befragten haben einen mangelhaften Überblick über die finanzielle Lage ihres Unternehmens.
  • 34% der Befragten geben an, dass die Buchhaltung zu fehleranfällig ist.
  • Für 19% der Befragten ist sich schlichtweg zu teuer.

An dieser Stelle triumphierst du. „Wusste ich es doch“, wirst du jetzt sagen. Doch was, wenn dein persönliches Buchhaltungsparadies zum Greifen nahe ist? Du kannst Zeit und Geld sparen und trotzdem flexibel bleiben. Die Belege musst du nicht mehr zum Steuerberater geben, sondern hast sie jederzeit verfügbar. Du kannst orts- und zeitunabhängig jederzeit auf deine Belege und die Buchhaltung zugreifen. Hättest du dann nicht viel mehr Freiraum für die wirklich wichtigen Dinge im Unternehmen?

„Ja schon“, wirst du jetzt erwidern und dann folgt das große aber. Ich habe Angst vor einer Cloudlösung, denn was ist mit meinen Daten? Sind die überhaupt sicher? Du befindest dich mit dieser Angst in bester Gesellschaft, denn 38% derer, die keine Cloud-Buchhaltungssoftware nutzen, haben Angst um ihre sensiblen Daten und befürchten Sicherheitslücken. Die Angst ist jedoch völlig unbegründet:

  1. Deine vertraulichen Daten werden mit einem SSL-Zertifikat verschlüsselt. Das heißt, dass deine Daten, die zwischen deinem Computer/Laptop etc. und dem Server übermittelt werden, zu jedem beliebigen Zeitpunkt verschlüsselt sind.
  2. Deine Daten werden an zertifizierten Server Standorten in Deutschland gespeichert.
  3. Du kannst deine Daten jederzeit abrufen, weil sie stetig gesichert werden und reproduzierbar sind.
  4. Cloud-Lösungen unterliegen der strengen EU-Datenschutzrichtlinie 95/46/EG zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr.
  5. Das Entwicklerteam führt regelmäßig Sicherheitsprüfungen durch.

In der besagten FORSA-Studie geben 40% der Befragten, die ihre Buchhaltung selbst erledigen an, dass sie bereits eine Abgabefrist versäumt haben. Das wird teuer, denn das Finanzamt verlangt Säumnis- und Verspätungszuschläge. 65% der Befragten mussten diese zusätzlichen Kosten auch schon einmal zahlen. 40% erledigen ihre Buchhaltung erst kurz vor der Abgabenfrist. Das bringt Stress durch Zeitdruck. Darüber hinaus können sich Fehler einschleichen oder Belege sind einfach nicht mehr auffindbar. Das mindert den Vorsteuerabzug. Nur 38% der befragten Selbstständigen und Freelancer räumen sich regelmäßig fixe Zeiten zur Erledigung ihrer Buchhaltung ein. Erkennst du dich wieder?

 

Deine Lösung – die digitale Buchhaltung

Du kannst deine Buchhaltung durch die Digitalisierung optimieren und genau auf deine Unternehmensbedürfnisse ausrichten. Dabei ist es völlig egal, ob du selbst buchst oder buchen lässt. Buchhaltung muss nicht kompliziert und zeitaufwendig sein. So ganz nebenbei sparst du Geld und entgehst sehr viel Ärger mit dem Finanzamt.

Zugegeben, du wirst einmal Zeit für den Aufbau und die Organisation benötigen. Doch dieser Aufwand wird sich lohnen.  Wenn du unsicher bist, ob du die Umstellung allein bewerkstelligen kannst, ziehe einen Steuerberater hinzu, der das Optimum für dich finden wird.  Den Aufbau deines Rechnungswesens solltest du gut durchdenken. Schließlich hängen, wie bereits eingangs erwähnt, 50% des Unternehmenserfolgs vom kaufmännischen Bereich ab.

Die Vorteile für dich liegen klar auf der Hand:

  • Du kannst Rechnungen digital per App erfassen oder per Mail an die Software senden
  • Rechnungsangaben werden daraus extrahiert und die Rechnung anhand festgelegter Kriterien und Regeln kontiert
  • Kontoauszüge werden automatisch importiert und vorkontiert
  • Offene Posten für Debitoren und Kreditoren werden angezeigt und können ausgeziffert werden
  • Du kannst Mahnungen erstellen
  • in der Anlagenbuchhaltung kannst du die Zu- und Abgänge des Anlagevermögens sehen und natürlich kannst du auch die Abschreibungen buchen
  • deine USt-Voranmeldung wird automatisch erstellt und du kannst sie per Schnittstelle ans Finanzamt übermitteln
  • du kannst deine Daten direkt an den Steuerberater schicken oder deinen Account für ihn freischalten
  • Berichte und Auswertungen wie die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Jahresabschluss bzw. Bilanz werden automatisch erstellt

 

sevDesk – die digitale Buchhaltungssoftware für Selbstständige

Schön, dass du bis hierher durchgehalten hast. Jetzt kommt nämlich noch eine gute Nachricht für dich. sevDesk kann dich in die digitale Buchhaltungswelt von morgen begleiten und so zu deinem Unternehmenserfolg beitragen.

Schaff dir zunächst eine unternehmensspezifische Ordnerstruktur, in der du die digitalen Belege ablegen kannst. Wir bieten dir ein eigenes Archivierungssystem für deine gescannten Belege, welches GoBD-konform ist.Die Umstellung deiner Belegorganisation ist die größte Hürde in deinem digitalen Umstellungsprozess, denn deine Ablagestruktur muss auf dein Unternehmen zugeschnitten und darüber hinaus noch effizient sein.

Den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nachzukommen hat dich bislang viel Geld gekostet. Die Lagerung der Buchhaltungsordner und die Nebenkosten wie Strom, Heizung und die Arbeitskraft mussten bezahlt werden. Die Digitalisierung wird dir ermöglichen, diese Kosten einzusparen. Darüber hinaus kannst du jederzeit orts- und zeitunabhängig auf deine Belege und die Buchhaltung zugreifen. Das bringt dir Freiraum für deine Kernkompetenzen und schafft mehr Flexibilität.

Voraussetzung für das papierlose Büro ist natürlich ein Zugang zum Internet und ein PC/Laptop oder Tablet.

Bereits beim Buchen der einzelnen Belege, wird der Beleg mit dem dazugehörigen Buchungssatz verknüpft und online abgelegt. Durch einen einfachen Mausklick kann der Beleg jederzeit wieder aufgerufen werden. Sowohl du, dein Mitarbeiter oder auch dein Steuerberater haben jederzeit und von überall Zugriff auf die Daten mit den dazugehörigen Belegen.

Deine Kosten sind deutlich geringer als für ein klassisches ERP-Programm. Darüber hinaus musst du keine Wartungskosten zahlen, denn die Updates erfolgen automatisch und sind im Preis inkludiert.

Inkludiert ist auch das Einspielen der Kontoauszüge und der Abgleich des Banksaldos. Du kannst auch Ausgangsrechnungen automatisch verbuchen und versenden. Verschiedene Auswertungsvarianten runden unser Angebot ab. So lassen sich auch die Druck- und Portokosten senken.

Über verschiedene Schnittstellen können andere Softwareprogramme wie Webshops oder Personalverrechnungs- und Zeiterfassungsprogramme angebunden werden. In den Formaten .xls oder .csv können Daten problemlos eingespielt und dann automatisch gebucht werden.

 

Buchhaltung 4.0 – Digitalisierung Vor- und Nachteile

  • Personalkosten für die Buchhaltung können reduziert werden, da die Mitarbeiter durch Zeitersparnis andere Aufgaben übernehmen können bzw. sich die Work-Life-Balance im Unternehmen Raum schaffen kann
  • Die Kosten für Papier, Drucker, Ordner und Toner werden gesenkt.
  • Durch automatische Buchungsvorgänge kann Zeit eingespart werden.
  • Die Kosten für deine Buchhaltung reduzieren sich erheblich, obwohl du und dein Unternehmen deutlich flexibler agieren können.

 

Eine gewisse IT-Affinität sollte jedoch vorhanden sein bzw. die Bereitschaft diese zu erlernen. Nie vergessen darfst du den Faktor Mensch. Deshalb hole ihn da ab wo er gerade steht und gehe mit kleinen Schritten voran. Dein Unternehmen wird es dir danken.

Egal, ob du ein großes Unternehmen, Mittelständler, Startup, Freiberufler oder Selbstständiger bist, mit einer Cloudlösung, wie der von sevdesk, bist du sicher und komfortabel für deine Unternehmenszukunft gerüstet.

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